Outsourcing IT vs. własny etat – co naprawdę się opłaca małej firmie?

To jedno z najczęstszych pytań, jakie słyszymy od przedsiębiorców z Tczewa i Trójmiasta: „Czy nie taniej byłoby zatrudnić kogoś na stałe?”. Odpowiedź zależy od kilku zmiennych – ale w większości przypadków dla firmy zatrudniającej do 50 osób outsourcing IT jest zarówno tańszy, jak i bardziej efektywny. Pokażemy Ci dlaczego.

Prawdziwy koszt etatu informatyka

Kiedy myślisz „etat”, myślisz o wynagrodzeniu brutto. Ale to tylko część kosztów. Oto pełny rachunek dla specjalisty IT ze średnim doświadczeniem (mid-level) w Polsce w 2025 roku:

• Wynagrodzenie brutto: 7 000–9 000 zł/mies.
• Składki pracodawcy (ZUS, Fundusz Pracy): ~22% = 1 540–1 980 zł/mies.
• Sprzęt i licencje: amortyzacja laptopa, subskrypcje narzędzi ~300 zł/mies.
• Szkolenia i certyfikaty: ~5 000 zł/rok = ~417 zł/mies.
• Urlopy i chorobowe: ~15% czasu = 1 050–1 350 zł/mies. za czas bez pracy.
• Rekrutacja (jednorazowa): 5 000–15 000 zł / zakładana rotacja co 3 lata = ~140–420 zł/mies.

Łącznie: od 10 000 do 14 000 zł miesięcznie za jednego informatyka. I to zakładając, że dobrze rekrutujesz, a pracownik jest lojalny. Nie licząc faktu, że jeden człowiek ma ograniczone kompetencje – ekspert od Windows Servera nie zawsze jest ekspertem od sieci czy bezpieczeństwa.

Co daję abonament outsourcingowy?

W SmoothSolutions abonament dla firmy 10–30 użytkowników zaczyna się od 1 500–2 500 zł netto miesięcznie. W tej kwocie otrzymujesz:

• Dedykowany opiekun IT – jedna osoba kontaktowa znająca Twoje środowisko
• Monitoring 24/7 wszystkich systemów (Zabbix + Grafana)
• Helpdesk dla pracowników – zdalne wsparcie w 15 minut
• Regularne przeglądy i aktualizacje bezpieczeństwa
• Wizyty on-site na terenie Tczewa i okolic
• Backup konfiguracji i dokumentacja środowiska
• Dostęp do zespołu specjalistów: sieć, serwery, bezpieczeństwo, Microsoft 365

Kiedy etat ma sens?

Uczciwie – są sytuacje, gdy własny dział IT jest lepszym wyborem:

• Firma powyżej 100 użytkowników z rozbudowaną, specyficzną infrastrukturą
• Branże regulowane (bankowość, medycyna) wymagające informatyka na miejscu przez cały dzień
• Startupy technologiczne, gdzie IT jest core biznesu, nie supportem
• Firmy z unikalnymi, autorskimi systemami wymagającymi stałego developmentu

Dla wszystkich pozostałych – firm handlowych, produkcyjnych, usługowych, biur rachunkowych, kancelarii – outsourcing IT jest finansowo i operacyjnie korzystniejszy.

Model hybrydowy – najlepsze z obu światów

Coraz popularniejszy wśród naszych klientów jest model hybrydowy: wewnętrzny koordynator IT (np. zainteresowany technologiami pracownik z innego działu) wsparty zewnętrznym partnerem IT. Koordynator zajmuje się bieżącymi drobnymi sprawami, a SmoothSolutions odpowiada za infrastrukturę, bezpieczeństwo i trudniejsze zgłoszenia. Koszty schodzą do 800–1 200 zł/mies. przy zachowaniu wysokiego poziomu usług.